١. من نحن
تقدّم [الاسم النظامي للمنشأة كما في السجل التجاري]، المقيدة في السجل التجاري برقم ٧٠١٠XXXXXX، وعنوانها الوطني: [العنوان الوطني للمنشأة]، منصة «كيف». ويُشار إليها في هذه السياسة بـ«كيف» أو «نحن».
تسري هذه السياسة على معالجة البيانات الشخصية المرتبطة بما يلي:
- الموقع الإلكتروني keif.app.
- طلبات التجربة والتواصل التي تُرسل إلينا.
- منصة «كيف» لإدارة ركن القهوة في جهات العمل، وتشمل تطبيق الموظفين وتطبيق الباريستا ولوحة التحكم go.keif.app.
نعالج البيانات الشخصية وفق نظام حماية البيانات الشخصية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/١٩) وتاريخ ٩/٢/١٤٤٣هـ وتعديلاته، ولوائحه التنفيذية، ولائحة نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة. ولأي استفسار يتعلق بالبيانات الشخصية يمكن التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني legal@keif.app.
٢. دورنا في معالجة البيانات
يختلف دورنا النظامي بحسب نوع البيانات:
- عندما نكون جهة تحكم: نحن جهة التحكم في بيانات زوار الموقع، وبيانات طلبات التجربة والتواصل، وبيانات ممثلي الجهات العميلة الذين نتعامل معهم لإبرام العقد وتنفيذه وإدارة العلاقة.
- عندما نكون جهة معالجة: تُعد الجهة العميلة (صاحب العمل) جهة التحكم في البيانات التي تُدخلها في المنصة أو تُنشأ فيها عن موظفيها ومستخدميها، لأنها تحدد البيانات التي تُدخل والغرض منها، ونعالج نحن هذه البيانات نيابة عنها ولمصلحتها، وفق تعاقدنا معها وتعليماتها الموثقة.
إذا كنت موظفًا لدى جهة تستخدم منصة «كيف»، فإن سياسة الخصوصية لدى جهة عملك هي المرجع الأساسي لمعالجة بياناتك في المنصة، ويُوجَّه طلبك أولًا إلى جهة عملك، ونحن نساعدها في الاستجابة له.
٣. التعريفات
يُقصد بالألفاظ والعبارات الآتية المعاني المبينة أمام كل منها، وتُفسَّر وفق ما ورد في النظام:
- النظام
- نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه التنفيذية والتنظيمات الصادرة بموجبه.
- البيانات الشخصية
- كل بيان، مهما كان مصدره أو شكله، من شأنه أن يؤدي إلى معرفة الفرد على وجه التحديد أو يجعل التعرف عليه ممكنًا بصفة مباشرة أو غير مباشرة.
- المعالجة
- أي عملية تُجرى على البيانات الشخصية بأي وسيلة، ومنها الجمع والتسجيل والحفظ والفهرسة والترتيب والتنسيق والتخزين والتعديل والتحديث والدمج والاسترجاع والاستعمال والإفصاح والنقل والنشر والمشاركة والربط والحجب والمسح والإتلاف.
- جهة التحكم
- الجهة التي تحدد الغرض من معالجة البيانات الشخصية وكيفيتها.
- جهة المعالجة
- الجهة التي تعالج البيانات الشخصية لمصلحة جهة التحكم ونيابة عنها.
- صاحب البيانات الشخصية
- الفرد الذي تتعلق به البيانات الشخصية، ويُشار إليه في هذه السياسة أيضًا بـ«صاحب البيانات».
- الإتلاف
- أي إجراء يُتخذ على البيانات الشخصية يجعل من المتعذر الاطلاع عليها أو استعادتها مرة أخرى أو معرفة صاحبها.
- الهيئة
- الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا)، بصفتها الجهة المختصة بالإشراف على تطبيق النظام.
٤. البيانات التي نجمعها
نقتصر على الحد الأدنى من البيانات اللازمة لتحقيق الأغراض المبينة في هذه السياسة، وهي بحسب مصدرها:
أولًا: عند زيارة الموقع
- بيانات تقنية تُسجَّل تلقائيًا في سجلات الخادم، مثل عنوان بروتوكول الإنترنت (IP)، ونوع المتصفح والجهاز، ووقت الطلب والصفحة المطلوبة.
- لغة عرض الموقع المحفوظة في ملف تعريف ارتباط ضروري (انظر قسم ملفات تعريف الارتباط).
ثانيًا: عند تقديم طلب تجربة
- بيانات إلزامية: اسم الجهة، والاسم الكامل، ورقم الجوال، والبريد الإلكتروني الرسمي، والعدد التقريبي للموظفين، ونوع الجهة (شركة ناشئة، أو شركة، أو جهة حكومية).
- بيانات اختيارية: العدد التقريبي لأركان القهوة، وخيار الإشارة إلى وجود متطلبات لأمن المعلومات قبل التجربة.
إذا لم تُقدَّم البيانات الإلزامية فلن نتمكن من دراسة الطلب أو التواصل بشأنه، ولا يؤثر ترك البيانات الاختيارية في ذلك.
ثالثًا: عند التواصل معنا
- ما تقدمه في مراسلاتك معنا عبر البريد الإلكتروني، أو قناة الدعم عبر واتساب، أو نموذج التواصل في الموقع، مثل الاسم والبريد الإلكتروني أو وسيلة التواصل الأخرى، وموضوع الرسالة ونصها.
رابعًا: عند استخدام المنصة (بيانات تُدخلها الجهة العميلة أو تُنشأ أثناء الاستخدام)
- ملف الجهة: الشعار، والأسماء، والدولة، والمدينة، وبادئة أسماء المستخدمين.
- حساب مدير الحساب: البريد الإلكتروني، ورقم الجوال، وكلمة المرور.
- بيانات الموظفين التي يضيفها مدير الحساب يدويًا أو باستيراد ملف، أو نضيفها نحن وفق تعليمات الجهة العميلة عند إعداد الحساب: الاسم، واسم المستخدم، والمبنى، والطابق، والمكتب، ورقم التحويلة، والوصف، وحالة الحساب (نشط أو غير نشط).
- بيانات المواقع والأركان: المباني والطوابق والأماكن العامة مثل قاعات الاجتماعات والاستقبال، والأركان وقوائمها والموظفون المصرح لهم وأماكن التوصيل، وحساب الباريستا لكل ركن (الاسم، واسم المستخدم، والبريد الإلكتروني، ورقم التحويلة).
- الطلبات: الأصناف والكميات والخيارات والملاحظات، ومكان التوصيل (مكتب أو مكان)، وحالة الطلب وأوقاته، وأسباب الإلغاء.
- طلبات الخدمة: استدعاء الباريستا مع السبب، وطلب تنظيف الطاولة.
- الإشعارات المرسلة إلى مستخدمي التطبيقات، الفورية منها والمجدولة.
- التقارير المستخلصة من بيانات الاستخدام، مثل أكثر المنتجات طلبًا، وعدد الطلبات لكل ركن، ونسبة إكمال الطلبات، وأكثر المستخدمين نشاطًا.
- سجل العمليات التي تُجرى في لوحة التحكم.
- بيانات الدخول: لا تُحفظ كلمات المرور بنصها الأصلي، وإنما تُحفظ بعد تحويلها بدالة تجزئة (Hashing)، ويُرسل رمز إعادة تعيين كلمة المرور إلى البريد الإلكتروني.
لا تتضمن البيانات السابقة أي بيانات حساسة، مثل البيانات الصحية أو الوراثية، أو بيانات السمات الحيوية التي تحدد الهوية، أو البيانات المتعلقة بالأصل العرقي أو الإثني أو بالمعتقد الديني أو الفكري أو السياسي، أو البيانات الأمنية والجنائية، ونطلب من الجهات العميلة عدم إدخال مثل هذه البيانات في الحقول النصية، كالوصف والملاحظات.
٥. أغراض المعالجة ومسوغاتها النظامية
لا نعالج البيانات الشخصية إلا لغرض محدد وواضح، وبناءً على مسوغ نظامي معتبر، على النحو الآتي:
- تشغيل الموقع وتأمينه ومنع إساءة استخدامه وتشخيص الأعطال: استنادًا إلى المصلحة المشروعة لنا، دون الإضرار بحقوق صاحب البيانات ومصالحه.
- حفظ لغة عرض الموقع: استنادًا إلى مصلحتنا المشروعة في عرض الموقع باللغة المناسبة لك، ويقتصر ذلك على رمز اللغة.
- دراسة طلب التجربة والتواصل بشأنه وترتيب التجربة: استنادًا إلى مصلحتنا المشروعة في الرد على الطلب الذي قدّمته نيابةً عن جهتك والتواصل معك بشأنه.
- إبرام العقد مع الجهة العميلة وتنفيذه، وإدارة الحساب والفوترة والدعم: استنادًا إلى مصلحتنا المشروعة في إبرام العقد وتنفيذه والتواصل مع ممثلي الجهة العميلة، وإلى ما تقتضيه الأنظمة المعمول بها، مثل المتطلبات المحاسبية والضريبية.
- تقديم خدمات المنصة للجهة العميلة ومستخدميها (إدارة الطلبات والأركان والإشعارات والتقارير وسجل العمليات): بصفتنا جهة معالجة، وفق تعاقدنا مع الجهة العميلة وتعليماتها، والجهة العميلة مسؤولة عن توافر المسوغ النظامي لمعالجة بيانات موظفيها.
- حماية الحسابات والتحقق من الهوية عند الدخول وإعادة تعيين كلمة المرور: استنادًا إلى مصلحتنا المشروعة في حماية أمن الشبكة والمعلومات، وفي حدود تعاقدنا مع الجهة العميلة فيما يخص حسابات مستخدميها.
- الوفاء بالالتزامات النظامية، والاستجابة لطلبات الجهات المختصة، وحفظ الحقوق عند النزاع: استنادًا إلى ما تقتضيه الأنظمة المعمول بها في المملكة.
عند الاستناد إلى المصلحة المشروعة، نتحقق من أن الغرض لا يخالف الأنظمة، ومن وجود توازن بين مصلحتنا وحقوق صاحب البيانات، ومن أن المعالجة في حدود ما يتوقعه على نحو معقول، ولا نستند إليها في معالجة البيانات الحساسة.
إذا طلبنا موافقتك على معالجة معينة، فيحق لك الرجوع عنها في أي وقت، ولا يؤثر الرجوع في مشروعية المعالجة التي تمت قبله. ولا نستخدم البيانات لأغراض لا تتفق مع الغرض الذي جُمعت من أجله. ولا نستخدم وسائل الاتصال الشخصية الخاصة بك لإرسال مواد دعائية أو تسويقية إلا بعد الحصول على موافقتك المسبقة، مع إتاحة وسيلة واضحة وميسرة لطلب إيقافها في أي وقت.
٧. نقل البيانات إلى خارج المملكة
قد تُعالَج بعض البيانات الشخصية أو تُحفظ خارج المملكة العربية السعودية، ومن ذلك الرسائل التي تُرسل عبر واتساب بوصفه خدمة يقدمها طرف ثالث، وقد يشمل ذلك بعض مزودي الخدمات التقنية الذين نستعين بهم. ولا تُنقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة، ولا يُفصح عنها لجهة خارجها، إلا وفق النظام ولائحة نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة، وبما يشمل:
- ألا يمس النقل الأمن الوطني أو المصالح الحيوية للمملكة، وأن يقتصر على الحد الأدنى من البيانات اللازمة.
- أن يكون النقل إلى دولة أو منظمة لديها مستوى مناسب من الحماية، أو أن يتم بموجب إحدى الضمانات المناسبة المعتمدة، مثل البنود التعاقدية القياسية أو القواعد المشتركة الملزمة أو شهادات الاعتماد.
- إجراء تقييم للمخاطر في الحالات التي يتطلبها النظام.
وبالنسبة إلى بيانات المنصة التي نعالجها لصالح الجهة العميلة، نلتزم بما يتفق عليه معها في هذا الشأن.
ويمكنك التواصل معنا عبر legal@keif.app للاستفسار عن الجهات التي قد تُنقل إليها بياناتك خارج المملكة.
٨. مدة الاحتفاظ والإتلاف
نحتفظ بالبيانات الشخصية المدة اللازمة لتحقيق الغرض الذي جُمعت من أجله فقط، ثم نتلفها، أو نحتفظ بها بعد إزالة كل ما يؤدي إلى معرفة صاحبها على وجه التحديد، وذلك وفق المعايير الآتية:
- سجلات الخادم: المدة اللازمة لأغراض التشغيل والأمن وتشخيص الأعطال.
- طلبات التجربة التي لا تنتهي بتعاقد: المدة اللازمة لمتابعة الطلب والرد عليه، ثم تُتلف، ما لم تطلب جهتك الاحتفاظ بها للتواصل لاحقًا.
- بيانات الجهات العميلة وممثليها: طوال مدة التعاقد، ثم المدة التي تقتضيها الأنظمة، مثل المتطلبات المحاسبية والضريبية.
- بيانات المنصة التي نعالجها لصالح الجهة العميلة: وفق تعاقدنا معها، وعند انتهاء التعاقد نعيدها إليها أو نتلفها بحسب تعليماتها، ما لم يقتضِ نظامٌ الاحتفاظ بها.
يجوز الاحتفاظ بالبيانات بعد انتهاء الغرض إذا اقتضى ذلك نظام، أو إذا كانت مرتبطة بقضية منظورة أمام جهة قضائية، وذلك في حدود هذه الحاجة ومدتها.
٩. حماية البيانات
نتخذ تدابير تنظيمية وإدارية وتقنية معقولة، متوافقة مع الممارسات المتعارف عليها، لحماية البيانات الشخصية من الوصول غير المصرح به، أو الإفصاح، أو التعديل، أو الفقد، أو التلف، ومن ذلك:
- قصر الوصول إلى البيانات على من تقتضي مهامهم ذلك.
- حفظ كلمات المرور بعد تحويلها بدالة تجزئة (Hashing)، دون الاحتفاظ بنصها الأصلي.
- التعامل مع مزودي خدمات تتضمن شروطهم التزامات بالسرية وبتدابير حماية مناسبة.
- مراجعة التدابير وتحديثها بما يتناسب مع طبيعة البيانات والمخاطر.
ومع ذلك لا توجد وسيلة نقل أو تخزين إلكترونية آمنة بصورة مطلقة.
عند وقوع حادثة تسرب للبيانات الشخصية أو تلفها أو وصول غير مشروع إليها، وكنا جهة التحكم، نُشعر الهيئة خلال مدة لا تتجاوز اثنتين وسبعين ساعة من علمنا بالحادثة، متى كان من شأنها الإضرار بالبيانات الشخصية أو بأصحابها أو كانت تتعارض مع حقوقهم أو مصالحهم، ونُشعر أصحاب البيانات المتأثرين دون تأخير غير مبرر متى كان من شأنها أن ترتب ضررًا على بياناتهم أو تتعارض مع حقوقهم أو مصالحهم، وذلك وفق ما يقتضيه النظام.
وإذا تعلقت الحادثة ببيانات نعالجها لصالح جهة عميلة، نُشعر الجهة العميلة دون تأخير غير مبرر، ونزودها بالمعلومات المتاحة لنا لتتمكن من الوفاء بالتزاماتها بصفتها جهة التحكم.
١٠. حقوقك
يكفل لك النظام الحقوق الآتية فيما يتعلق ببياناتك الشخصية:
- الحق في العلم: أن تُحاط علمًا بالمسوغ النظامي لجمع بياناتك والغرض منه، وهو ما تهدف إليه هذه السياسة.
- الحق في الوصول: أن تطّلع على بياناتك الشخصية المتوافرة لدينا.
- الحق في الحصول على بياناتك: أن تحصل على نسخة من بياناتك الشخصية بصيغة مقروءة وواضحة.
- الحق في طلب التصحيح: أن تطلب تصحيح بياناتك أو إتمامها أو تحديثها.
- الحق في طلب الإتلاف: أن تطلب إتلاف بياناتك الشخصية التي انتهت الحاجة إليها، ما لم يوجد مسوغ نظامي للاحتفاظ بها.
ويحق لك كذلك الرجوع عن موافقتك في أي وقت إذا كانت المعالجة قائمة على الموافقة.
لممارسة أي من هذه الحقوق، راسلنا عبر البريد الإلكتروني legal@keif.app. وقد نطلب معلومات معقولة للتحقق من هويتك قبل تنفيذ الطلب حمايةً لبياناتك. ونستجيب للطلب خلال ثلاثين يومًا من استلامه، ويجوز تمديد هذه المدة ثلاثين يومًا أخرى إذا تطلب التنفيذ جهدًا غير متوقع أو تعددت الطلبات، على أن نُبلغك بذلك مسبقًا مع بيان السبب. ولا نتقاضى أي مقابل عن هذه الطلبات.
قد نعتذر عن تنفيذ الطلب كليًا أو جزئيًا في الحالات التي يجيزها النظام، ونُبلغك حينها بالسبب.
إذا كانت بياناتك مسجلة في المنصة عن طريق جهة عملك، فوجّه طلبك إلى جهة عملك بصفتها جهة التحكم. وإذا وصلنا طلبك مباشرة فسنحيله إليها ونساعدها في الاستجابة له وفق تعاقدنا معها.
١٢. الأطفال
خدمات «كيف» موجهة إلى الجهات ومنسوبيها، وليست موجهة إلى الأطفال، ولا نجمع بياناتهم عن علم. وإذا علمنا بجمع بيانات طفل دون مسوغ نظامي فسنتلفها. وإذا كان صاحب البيانات ناقص الأهلية أو عديمها، فيمارس وليه الشرعي حقوقه المقررة في النظام نيابة عنه.
١٣. الروابط والخدمات الخارجية
قد يحتوي الموقع أو المنصة على روابط إلى خدمات خارجية، مثل واتساب بوصفه قناة للدعم. ولهذه الخدمات شروطها وسياسات الخصوصية الخاصة بها، ولا نتحكم في طريقة معالجتها للبيانات، لذا ننصح بمراجعة سياساتها قبل استخدامها.
١٤. التعديلات على هذه السياسة
قد نعدّل هذه السياسة من وقت لآخر بما يتوافق مع تغيّر خدماتنا أو المتطلبات النظامية. ونُحدّث تاريخ آخر تحديث أعلى الصفحة عند كل تعديل، ونُبلغ الجهات العميلة بالتعديلات الجوهرية بوسيلة مناسبة قبل سريانها.
تُقرأ هذه السياسة مع شروط الخدمة التي تنظم استخدام خدمات «كيف».
١٥. التواصل والشكاوى
لأي استفسار أو طلب أو ملاحظة بشأن بياناتك الشخصية أو هذه السياسة، تواصل معنا:
- البريد الإلكتروني: legal@keif.app
- العنوان: [الاسم النظامي للمنشأة كما في السجل التجاري]، [العنوان الوطني للمنشأة]
نوصي بالتواصل معنا أولًا لننظر في ملاحظتك ونعمل على حلها. ويحق لك تقديم شكوى إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) بشأن تطبيق النظام، وفق المدد والإجراءات التي تحددها اللوائح التنفيذية، عبر قنواتها الرسمية، ومنها منصة حماية البيانات الشخصية (يفتح في نافذة جديدة).
١٦. اللغة المعتمدة
صدرت هذه السياسة باللغتين العربية والإنجليزية، وعند وجود أي اختلاف بينهما يُعتمد النص العربي.
التواصل بشأن هذه الوثيقة
للاستفسارات والطلبات المتعلقة بهذه الوثيقة، يمكن التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني.
- البريد الإلكتروني
- legal@keif.app
- السجل التجاري
- ٧٠١٠XXXXXX
- العنوان
- [الاسم النظامي للمنشأة كما في السجل التجاري]، [العنوان الوطني للمنشأة]